Zorgsysteem Van Elst

De beschrijving van het milieuzorgsysteem

In dit document is kort en bondig beschreven op welke wijze het milieuzorgsysteem is vormgegeven (vastgelegd) en op welke wijze de verschillende systeemelementen met elkaar in verband staan. Daar waar nodig wordt direct verwezen naar een andere paragraaf of ander achterliggend document, zoals een aparte verdiepende procedure, werkinstructie of systeemformulier.

Het milieuzorgsysteem van Van Elst Grafische Afwerker bestaat uit drietal onderdelen, te weten.

  • Good housekeeping
  • Wet- en regelgeving
  • Milieu en organisatie

‘Good housekeeping’ is de mate waarin er op de werkvloer milieubewust gewerkt wordt. De Nederlandse en Europese overheid vindt milieuzorg een wezenlijk onderdeel van de samenleving. Daarom zijn er door de overheid randvoorwaarden opgesteld waaraan je op de werkvloer minimaal dient te voldoen. Dit is de wet- en regelgeving.

Van Elst Grafische Afwerker heeft afspraken gemaakt over milieubewust werken op de werkvloer zodat er milieuverantwoord wordt gewerkt en er minimaal wordt voldaan aan de wet- en regelgeving. Om er voor te zorgen dat er blijvend wordt voldaan aan wet- en regelgeving, en er blijvend milieuverantwoord wordt gewerkt, wordt er regelmatig gecontroleerd of dit het geval is. Al deze afspraken noemen we milieu en organisatie.

‘Milieu en organisatie’ kan worden gezien als het feitelijk zorgsysteem zoals dat wordt omschreven in de ISO14001-normering (zie SCGM: ISO14001 milieuzorgnormering). Het mag duidelijk zijn dat het zorgsysteem van Van Elst Grafische Afwerker niet alleen mooie afspraken op papier zijn, maar er vooral milieuverantwoord moet worden gewerkt binnen het hele bedrijf.

1.1 Organisatorische gegevens

Hieronder is alle relevante informatie weergegeven die het bedrijf zelf aangaat.

1.1.1 Naam en adres van de organisatie

Bedrijfsnaam: Van Elst Grafische Afwerker
Milieucoördinator‎: Patrick van den Brink
2e aanspreekpunt: Mary Bouwman
Aanspreekpunt Productie: Menno Coenen
Bezoekadres: Schumanpark 75
Postcode en Plaats: 7336 AS Apeldoorn
Telefoonnummer: +31(0)55 – 543 32 80
Faxnummer: +31(0)55 – 543 32 85
E-mail adres: milieu@vanelst.org
Website: www.vanelst.org

1.1.2 Producten en diensten van het bedrijf

Van Elst Grafische Afwerker is een grafisch afwerkingsbedrijf, dat zich met name bezighoudt met het hechten/binden van brochures en tijdschriften. Zorg voor het milieu is een maatschappelijke ‘must’ om onze omgeving leefbaar te houden, nu en in de toekomst. De directie van Van Elst Grafische Afwerker is zich ervan bewust dat haar bedrijfsactiviteiten minimale risico’s voor het milieu met zich meebrengt. Het bedrijf streeft er naar om het productieproces zo ‘schoon’ mogelijk te laten verlopen en zal zich daartoe ook inspannen.

1.1.3 Organigram het bedrijf

Om inzicht te geven in de structuur van het bedrijf is hieronder een organigram weergegeven.Organigram

1.2 Milieubeleid

Het beleid is opgesteld door de directie en de heer P. van den Brink van Van Elst Grafische Afwerker. Het beleid is verankerd in de Milieubeleidsverklaring, (zie milieubeleidsverklaring) en wordt jaarlijks tijdens de directiebeoordeling beoordeeld op actualiteit en naleving (zie paragraaf 1.6). Wanneer nodig wordt er een nieuwe verklaring opgesteld.

1.3 Planning

De milieuaspecten van de activiteiten binnen het bedrijf zijn vastgesteld middels de MILIEU RI&E Grafimedia en de AIM website. Bij investeringen in machines, nieuwe technieken of hulpstoffen zullen milieu-aspecten meegewogen worden, en indien nodig verwoordt worden in het milieujaarplan (zie paragraaf 1.3.3).

Documenten uit de MILIEU RI&E Grafimedia:
Milieu-Rie Afvalpreventiemaatregelen Van Elst
Milieu-Rie Energiemaatregelen Van Elst
Milieu-Rie Factsheet geluidhinder
Milieu-Rie Factsheet lozingen
Milieu-Rie Factsheet milieu infosysteem leveranciers
Milieu-Rie Factsheet milieuzorg
Milieu-Rie Factsheet rioleringen
Milieu-Rie Factsheet vergunningen
Milieu-Rie Milieumaatregelen Van Elst
Milieu-Rie Totaalrapportage Milieu-Rie Van Elst
Milieu-Rie Vragenlijsten
Milieu-Rie Engie certificaat groene energie

AIM:
AIMsessie-2016-07 Antwoordenlijst
AIMsessie-2016-07 Beknopt_Overzicht_maatregelen
AIMsessie-2016-07 Overzicht_maatregelen
AIMsessie-2016-07 Overzicht_maatregelen (Excel)
AIMsessie-2016-07 Overzicht_relevante_artikelen

1.3.2 Wet- en regelgeving

Om te weten aan welke relevante wet- en regelgeving Van Elst Grafische Afwerker zich heeft te houden is er een inventarisatie uitgevoerd naar de verschillende wettelijke regels. Op basis van deze inventarisatie is het Register Wet- en Regelgeving opgesteld (Zie onder dit artikel). Het register wordt tijdens de interne controle op naleving wet- en regelgeving (zie paragraaf 1.5.3) en de daarop volgende directiebeoordeling (zie paragraaf 1.6) periodiek beoordeeld in hoeverre het bedrijf en haar medewerkers daadwerkelijk op de hoogte zijn van de relevante wet- en regelgeving en in hoeverre die wet- en regelgeving in praktijk wordt nageleefd.

De heer P. van den Brink houdt zichzelf op de hoogte van nieuwe wetgeving en veranderingen in bestaande wetgeving met behulp van informatie o.a. verkregen van de branchevereniging Koninklijke KVGO, informatie van de Stichting Certificatie Grafimediabranche (SCGM) en van het Dienstencentrum BV.
Indien en zodra de heer P. van den Brink op de hoogte is van nieuwe of veranderde wetgeving zal hij bekijken in hoeverre het van toepassing is en de consequenties die dit heeft voor Van Elst Grafische Afwerker. Zodra er nieuwe wet- en/of regelgeving van toepassing is, wordt deze opgenomen in de ?lijst met relevante wet- en regelgeving? op het gebied van milieu. Mocht blijken dat er aanvullende acties ondernomen moeten worden, dan worden die opgenomen in het milieujaarplan (zie paragraaf 1.3.3).

Wet- of regelgeving Wijze van controle op naleving Achtergrondinformatie en documentatie
Activiteitenbesluit Periodiek de vragenlijst op aim.vrom.nl doorlopen op wijzigingen.
Periodiek doorlezen van de besluitsvoorschriften/milieuregels en controleren in de praktijk.
aim.vrom.nl, interne controleformulieren.
MilieuregOverzicht relevante artikelenels
Gebruiksvergunning Niet van toepassing. Toelichting Gemeente Apeldoorn
NEN-normen Verankering van relevante NEN-normen is geregeld via de milieubeheervergunning en de RI&E Grafimedia. Zie milieuregels uit het Activiteitenbesluit.
Europese Afvalstofcode (Eural) Afval wordt afgevoerd conform ESV-lijst en Euralcodelijst. Van elke afvalstroom is een omschrijvingsformulier (OG-formulier) met Euralcode aanwezig. www.niwo.nl

http://www.fo-industrie.nl/aspx/download.aspx?
PagIdt=00000149&File=
esvlijstdefinitieveversie.pdf

Voormalige Milieubeleidsovereenkomst grafische industrie Naleving wordt gecontroleerd door invullen van Digitale MILIEU RI&E Grafimedia en tevens gecontroleerd tijdens interne en externe audits. www.kvgo.nl of www.fo-industrie.nl/document/
hbgi.htm
, Milieu-Rie Totaalrapportage
Verpakkingbelasting Aangemeld bij de belasingsdienst, en er voldaan aan registratieverplichtingen van de belasingsdienst vrijstelling, Aanpassing Verpakkingsbelasting
Papiervezelconvenant Aangemeld bij de PRN, en er voldaan aan registratieverplichtingen van de PRN.

 

 

http://www.prn.nl/index.php?
menu_base_id=1&id=99&taal=nl
Dit is voor ons niet van toepassing omdat wij geen ‘eerste ontvanger’ van papier/karton zijn.
PGS 15-richtlijn Opslag van gevaarlijke stoffen conform deze richtlijn Richtlijn pgs-15 (is bij ons niet van toepassing)
CFK-besluit Controle en onderhoud door erkend installateurs CFK is bij ons n.v.t. (27-5-2010 navraag gedaan bij onze erkende installateur, Hollander Techniek)
Legionella-beheersing Brandhaspels worden jaarlijks gecontroleerd Op iedere brandslang zit een verzegeling.

1.3.3 Milieudoelstelling en milieujaarplan

Het bedrijf streeft naar handhaving van het milieuzorgsysteem binnen haar organisatie. Hiertoe worden mogelijkheden en voorstellen ter verbetering, rapportage naar aanleiding van uitgevoerde interne audits en resultaten uit gevoerde functioneringsgesprekken of overleggen verzameld en geanalyseerd. Op basis van deze informatiebronnen bestaat de mogelijkheid om verbeterdoelen vast te stellen ten einde de kwaliteit van het zorgsysteem verder te verbeteren.
Ieder voorjaar wordt een gesprek gevoerd tussen de directie en de heer
P. van den Brink over de handhaving van de diverse milieuaspecten. Ook wordt tijdens dit gesprek de verwachte veranderingen besproken betreffende milieu en andere relevante zaken.
Naar aanleiding van de directiebeoordeling stelt de heer P. van den Brink een nieuw milieujaarplan op (zie Milieu Jaarplan), waarin mogelijke verbeter- of aandachtspunten van dat jaar zijn opgenomen (conform de SMART-methodiek: specifiek, meetbaar, acceptabel, realiseerbaar, tijdgebonden). De milieuplanning wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de directie.

Hieronder is schematisch weergegeven op welke wijze milieudoelstellingen worden gegenereerd:

milieudoelstelling

1.4 Implementatie en uitvoering

Ten einde de werking van het milieuzorgsysteem te kunnen ondersteunen moet het bedrijf over de nodige middelen, taakverdeling en bevoegdheden beschikken. Zonder deze drie randvoorwaarden kan het zorgsysteem niet goed functioneren. Tijdens de opzet van het milieuzorgsysteem is beoordeeld welke middelen nodig zijn voor het goed functioneren van het systeem.
Het gaat concreet om: geld (welke jaarlijks gebudgetteerd wordt), menskracht (in de vorm van fte), computerfaciliteiten (t.b.v. het runnen van arbo- en milieusoftware en het consulteren van relevante internetsites), opslagfaciliteiten voor (gevaarlijke) grond, hulp- en/of afvalstoffen, de inzet van bestaande en eventueel nieuwe communicatiekanalen (w.o. nieuwsbrieven).

Medewerkers van het bedrijf kennen zijn of haar eigen verantwoordelijkheid met betrekking tot het uitgangspunt milieu (handhaving en mogelijk verbetering (Zie taakverdelingstabel 2016)).

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot het kunnen uitvoeren van de algehele werkzaamheden staan omschreven in het arbeidscontract (verwijzend naar Grafimedia CAO).

De specifieke verantwoordelijkheden met betrekking tot het beheer van het milieuzorgsysteem dragen de genoemde verantwoordelijke samen met de directie.

De praktische milieuverantwoordelijkheden staan op de werkplek instructiekaarten per afdeling (zie werkplek instructiekaarten).

De heer P. van den Brink draagt namens de directie zorg voor de handhaving van de kwaliteit van het milieuzorgsysteem en fungeert als zodanig als de ‘directievertegenwoordiger’. Hij is belast met het onderhouden van het milieuzorgsysteem en deze in overeenstemming te houden met de ISO14001-normering.

De medewerkers krijgen voldoende middelen en tijd om hun taken op het gebied van milieu uit te voeren/na te leven. Indien er tijdens een interne controle wordt vastgesteld dat corrigerende acties op dit punt noodzakelijk zijn, zal de directie waar nodig en mogelijk extra middelen ter beschikking stellen.

1.4.2 Bekwaamheid, training en bewustzijn.

Vanaf 2011 wordt er regelmatig (bij voorkeur jaarlijks) door productieleiding een functionering-/ beoordelingsgesprek gehouden. Tijdens functionering-/ beoordelingsgesprekken worden eventueel wensen en verwachtingen op het gebied van milieuzorg besproken.

Aan de hand van deze gesprekken worden eventueel per individu specifieke afspraken gemaakt. Gegevens (waaronder behaalde certificaten, diploma’s of documentatie over het volgen van symposia of seminars) worden in het personeelsdossier gearchiveerd.

Om het milieuzorgsysteem op peil te kunnen houden heeft Van Elst Grafische Afwerker. de heer van den Brink, voldoende kennis voor zijn taak als coördinator en interne auditor.

1.4.3 Interne en externe communicatie.

Directie Beoordeling
Het functioneren van het milieuzorgsysteem wordt jaarlijkse door de directie beoordeeld tijdens de directiebeoordeling. (zie paragraaf 1.6)

Formeel worden besluiten na ieder overleg overgedragen aan de betrokkenen.
– 1 keer per kwartaal is er overleg in de werkgroep Milieu & Arbo. Hier worden de Milieu- en Arbozaken besproken.

De certificerende instelling
Stichting Certificatie Grafimedia Branche (SCGM). Alle correspondentie wordt gearchiveerd in het milieuarchief (zie correspondentie pagina). De resultaten van audits (zie Auditrapport) worden intern besproken met de directie. En er worden waar nodig corrigerende acties ondernomen.

De milieudienst van de gemeente
Correspondentie wordt gearchiveerd in het milieuzorgsysteem. (zie correspondentie pagina)

1.4.4 Archivering van milieudocumenten

Alle documenten zijn – voor zover relevant – opgenomen in het Online milieuzorgsysteem, die beheerd wordt door de heer Van den Brink. In deze online versie van het milieuzorgsysteem staan alleen de documenten die op dit moment van toepassing zijn. Deze zijn gekoppeld aan de bijbehorende paragraaf in het systeem. De oude documenten staan in het archief. Dagelijks wordt automatisch een back-up gemaakt van de website door een externe partij (Argeweb), Ook wordt er een backup gemaakt van de locale documenten op de werkplekken. De back-up staat zowel intern als extern.

1.4.5 Beheersing van de werkzaamheden

Ten einde de werkzaamheden op de werkvloer beheersbaar te houden heeft het bedrijf een aantal belangrijke stappen doorlopen. Als eerste heeft er een volledige inventarisatie van de milieuaspecten plaatsgevonden (zie paragraaf 1.3.1). Als vervolg daarop is er een interne controleformulier samengesteld ten einde periodiek de beheersing van de werkzaamheden te

1.4.6 Reageren op noodsituaties

Om op een adequate wijze te kunnen reageren op een noodsituatie beschikt het bedrijf over een BHV-plan. In dit plan zijn – naast de noodsituaties als ongelukken, brand of explosies – tevens milieuaspecten opgenomen omtrent het verhelpen van grote lekkages (zie calamiteitenplan). Het verhelpen van kleine lekkages bij machines is reeds verankerd in de diverse werkplekinstructies. (zie werkplek instructiekaaten)

1.5 Controle van het milieuzorgsysteem

Bodem:
Technisch onderzoek:
Er is een nulsituatie bodemonderzoek uitgevoerd waaruit blijkt dat er, op het perceel van de inrichting, geen bodemverontreiniging was bij aanvang van bedrijfsactiviteiten.

Faciliteiten en afspraken
Alle werkruimten beschikken over een werkvloer die bestand is tegen de stoffen die daarop gebruikt worden, en de activiteiten die daarop plaats vinden.
Een groot gedeelte van de machines is voorzien van lekbakken en lekkages/gemorste vloeistoffen worden direct verholpen en opgeruimd.

Controle
Periodieke controle kan geschieden via de periodieke interne praktijk controles

Lucht:
Administratief onderzoek
Er zijn geen activiteiten die luchtverontreiniging veroorzaken.

Water:
Er zijn geen activiteiten die waterverontreiniging veroorzaken.

Geluid en/of trillingen:
Er zijn nooit klachten geweest over geluid of trillingen.
Indien en zodra er klachten zijn, wordt onderzocht waar deze vandaan komen en hoe deze te verhelpen.

Functionaliteit van technische apparatuur:

Er wordt regelmatig onderhoud gepleegd op alle apparatuur (intern dan wel extern). Van onderhoud worden registraties bijgehouden, deze zijn op te vragen bij de productie leider.

Grond-, hulp- en afvalstoffen, en energie:
Het verbruikte/inkoop van de hoeveelheid grond-, hulp- en afvalstoffen wordt gemonitord (zie de monitoringspagina).
De verbruikte hoeveelheid gas en elektra wordt gemonitord (zie de monitoringspagina).

1.5.2 Praktijkcontroles

De praktijk wordt met behulp van checklisten periodiek getoetst op naleving good housekeeping. Ten behoeve van deze controle is een specifieke checklist ontwikkeld (Zie Intern controleformulier).

1.5.3 controles op naleving wet-regelgeving

De controle op wet- en regelgeving wordt met behulp van checklisten periodiek getoetst op naleving. Ten behoeve van deze controle is een specifieke checklist ontwikkeld (Zie Intern controleformulier). De auditplanning is opgenomen in de jaarplanning die jaarlijks wordt vastgesteld met behulp van directiebeoordeling (zie paragraaf 1.6)

1.5.4 systeemcontroles

De controle van het milieuzorgsysteem, het eigenlijke milieuzorgsysteem, wordt met behulp van checklisten periodiek getoetst op functionaliteit. Ten behoeve van deze controle is een specifieke checklist ontwikkeld (Zie Intern controleformulier). De auditplanning is opgenomen in de jaarplanning die jaarlijks wordt vastgesteld met behulp van directiebeoordeling.

1.5.5 Corrigerende en preventieve maatregelen

Om de kwaliteit van het milieuzorgsysteem te handhaven voert de heer van den Brink één maal per jaar een volledige interne controle uit. Indien en zodra er tijdens een audit relevante tekortkomingen worden geconstateerd, wordt er door de heer Van den Brink corrigerende of preventieve acties voorgesteld, welke moeten leiden tot (minimaal) de handhaving van het bestaande niveau van milieuzorg.

Na beoordeling en goedkeuring door directie en betrokkenen worden de nodige preventieve maatregelen getroffen. Wanneer getroffen maatregelen leiden tot document- en gegevenswijziging wordt verwezen naar paragraaf 1.4.4.

Good Housekeeping
Wet-en-regelgeving
Milieu en organisatie

1.6 Directiebeoordeling

Tijdens het jaarlijkse directiebeoordeling wordt het functioneren van het milieuzorgsysteem door de directie beoordeeld. Na afloop van de directiebeoordeling wordt bekeken of handhaving milieuaspecten voldoende is, en of andere acties nodig zijn.

Directiebeoordeling